Programoversikt

Regnskap / Oppgjør

PsykBase har regnskapsfunksjoner for å registrere og holde oversikt over innbetalinger fra oppgjørskontor, pasienter og kontakter. Programmet ivaretar kravene i bokføringsloven. Driftsutgifter registreres ikke i PsykBase, for fullstendig regnskap må derfor tallene fra PsykBase overføres til regnskapsfører eller et regnskapsprogram. Er man flere brukere kan man velge om man ønsker hvert sitt adskilte regnskap eller om man vil ha dette samlet under ett regnskap.

Oversiktlig og fleksibelt

I PsykBase finner du et eget programområde med alt som angår regnskapet til din praksis/klinikk. Området gir et oversiktlig bilde over utestående, fakturaer og innbetalinger. I tillegg kan man enkelt opprette samleregninger til HELFO herfra, og man kan skaffe seg totaloversikten med et rikt utvalg rapporter. Man kan også vedlikeholde et vareregister i PsykBase, og med dette foreta kontantsalg enten direkte eller til kunder (pasienter/kontakter). Fakturering av kontakter og pasienter kan foretas herfra med en meget fleksibel fakturafunksjon.

Egne områder for regnskap finner du også på Pasientkortet og på Kontaktkortet, disse har mange av de samme funksjonene som det generelle regnskapsområdet.

Tilpass utseendet på dine fakturaer/kvitteringer med tekst og bilder. Benytt giroblanketter eller blanke ark, PsykBase kan enkelt tilpasses begge deler.

Innebygget støtte for å skrive ut kvitteringer på de vanligste typer kvitterings-/bongskrivere.

Innbetalinger fra kunder

PsykBase har integrasjon med betalingsterminaler slik at du ikke trenger å manuelt føre inn beløpet på terminalen, eller manuelt føre bilaget etter at terminalen har prosessert betalingen.
Se avsnittet om Betalingsløsninger for mer informasjon

PsykBase har støtte for kontant-, kort- og bankinnbetalinger, enten av avtaler(takster), avtaler uten takster, fakturaer eller varesalg. En av disse eller fakturering velges enkelt og direkte i én dialog. Man kan enkelt også ta betaling for flere fordringer samlet.

Registrering av innbetaling(er)
 
Føring av innbetalinger i PsykBase er enkelt og med mange muligheter

Innbetalinger fra pasienter
PsykBase regner automatisk ut utestående beløp for hver pasient basert på utfylte takster. Hvis aktulle kliniske praksis har refusjon fra NAV benyttes standard takster og PsykBase regner ut utestående egenandel opp til frikort. I praksiser uten refusjon kan man i PsykBase definere egne takster. For slike takster settes hele kravet som egenandel (betales av pasienten). PsykBase kan skrive ut faktura til pasient hvor utestående beløp innenfor valgte periode automatisk føres på. Hvis man i stedet mottar kontantbetaling, kan mottatt beløp føres direkte inn i PsykBase og utestående beløp korrigeres automatisk.

Oppgjør med NAV

PsykBase har støtte for elektronisk oppgjør med NAV (HELFO) som elektronisk melding (EDI) og også manuell innsending av samleregninger/behandlerkrav. Innlevering av oppgjør til NAV som elektronisk melding sikrer en langt raskere utbetaling enn ved manuelt oppgjør. Gjeldende takstforskrifter for psykiater, psykolog og mange andre yrkesgrupper følger med PsykBase. Endringer i takstforskriftene følger med oppdateringer av PsykBase, samtidig som historiske takster bevares. For pasientkonsultasjoner kan du enkelt angi hvilke takster som gjelder for hver konsultasjon, eller du kan benytte funksjonen for autotakster. Hvis du har fylt ut takster underveis i arbeidet kan du raskt og enkelt opprette et behandlerkrav til NAV ved slutten av en oppgjørsperiode. I området “Regnskap” kan du til en hver tid regne ut et samlet oppgjør for en periode basert på utfylte takster.

Ny samleregning
 
Oppgjør med HELFO er enkelt og intuitivt, med elektroniske meldinger er det også meget raskt unnagjort. Få en rask oversikt over regninger som ikke kan tas med i et oppgjør

PsykBase har også en innebygget takstkontroll som varsler om eventuelle avvik fra forskriften eller andre feil/mangler ved enkeltregninger. Takstreglene kan sees og endres av bruker ved behov, men vil vedlikeholdes automatisk sammen med takstregisteret.

Takstkontrollen i PsykBase
 
Takstkontrollen i PsykBase

Fordringer andre oppdragsgivere

PsykBase har også funksjonalitet for å opprette / skrive ut fordringer overfor andre oppdragsgivere. Hvis du for eksempel utfører veiledning, kurs eller konsulentoppdrag har du mulighet til å fakturere dette arbeidet fra PsykBase. På denne måten kan du få samlet alle driftsinntekter knyttet til den kliniske praksis. I PsykBase har man området “Kontakter” for å registrere profesjonelle samarbeidspartnere og oppdragsgivere. Du registrerer først en oppdragsgiver som kontakt. Deretter registrerer du avtaler / aktiviteter på denne kontakten. Så kan du skrive ut faktura for dette arbeidet, basert på en valgt timepris. Du har også mulighet for å føre på utgifter knyttet til reise, opphold og diett. I tillegg til dette kan du også opprette fakturaer basert på fritekst, som ikke er knyttet til faste avtaler eller reise.

Elektronisk Handelsformat (EHF)

Er du tilknyttet tjenesten PsykBase Online kan du sende EHF-fakturaer direkte fra programmet, med de samme fleksible mulighetene man har for sending av en vanlig papirfaktura. Bare foretak med organisasjonsnummer kan faktureres med EHF, dette er altså ikke det samme som eFaktura.

Send EHF-faktura
En EHF-faktura settes opp på samme måte som en vanlig faktura, og sendes enkelt fra dialogen for ny faktura.

PsykBase gjør også oppslag mot Elektronisk mottakeradresseregister (ELMA) for å sjekke om kontakten du prøver å EHF-fakturere kan ta i mot slike fakturaer. Ditt foretak trenger ikke selv være registrert i ELMA for å kunne sende EHF-fakturaer.

Bokføringsloven

Klinisk praksis er underlagt bokføringsloven. Viktige krav her er at kunder skal motta en nummerert kvittering for innbetalinger og dette nummeret skal kunne gjenfinnes i systemet. Videre skal alle endringer i regnskapet dokumenteres / loggføres. PsykBase ivaretar disse kravene. Ved registrering av kontantbetaling skrives automatisk ut en nummerert kvittering. Nummeret samsvarer med bilagsnummeret for registreringen av denne innbetalingen i PsykBase. Alle fakturaer blir også påført et unikt nummer. Hvis man utfører vesentlige endringer av regnskapet vil man bli bedt om å oppgi begrunnelse for endringen og dette blir lagret som dokumentasjon.